ISO 9001:2008. Tips agar MR tidak "Mandul"

ISO 9001:2008. Bagaimana agar fungsi MR (Management Representative) atau WM (Wakil Manajemen) efektif?

Pembaca Quality Forum yg budiman, Salah satu hal yang paling "menyakitkan" dalam implementasi System Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001, maupun System Manajemen Lingkungan (SML) ISO 14001 adalah melihat kenyataan bahwa MR "BEKERJA" HANYA UNTUK MELAYANI AUDITOR EKSTERNAL. Kasus seperti ini jamak terjadi pada "company-company impian" di "negeri impian sana".

Ada kasus yg lebih parah lagi. Suatu saat ketika saya sedang merekrut calon auditor internal, ada salah satu pelamar yang berpengalaman dan masih aktif sebagai konsultan ISO 9001. Ketika saya wawancarai, orang itu "berterus-terang" bahwa selama ini dia kerap-kali melayani perusahaan-perusahaan untuk membuatkan segala sesuatunya yang dibutuhkan untuk "menghadapi" auditor eksternal. Termasuk salah satunya adalah laporan tinjauan manajemen (Management Review). Dari kasus ini kelihatan bahwa MR (Management Representative) atau WM (Wakil Manajemen) bahkan sama sekali tidak bekerja sebagaimana mestinya MR seperti yg disyaratkan dalam standard internasional ISO 9001. Sungguh "menyakitkan" bukan?

Padahal, sebenarnya MR (Management Representative) atau WM (Wakil Manajemen) memiliki peran sentral dan strategis untuk efektifitas implementasi ISO 9001 atau ISO 14001. Apakah sertifikat ISO 9001 atau ISO 14001 hanya akan menjadi Symbol, atau akan benar-benar mencerminkan kinerja yang layak mendapat sertifikat atas implementasi ISO 9001 atau ISO 14001 yang efektif, semua bermula dari bagaimana kinerja MR ini.

Pembaca Quality Forum yg budiman, agar sumber daya / biaya yg telah dikeluarkan umtuk implementasi ISO 9001 atau ISO 14001 tidak mubazir, dan organisasi memperoleh manfaat yg sebesar-besarnya atas implementasi ISO 9001 atau ISO 14001, maka peran MR (Management Representative) atau WM (Wakil Manajemen) perlu dioptimalkan. Bagaimana cara mengoptimalkan fungsi MR ini akan saya sajikan setelah kita mengidentifikasi berbagai hal yang menyebabkan fungsi MR tidak efektif berikut ini.

Kenali hal-hal yg menjadikan MR (Management Representative) atau WM (Wakil Manajemen) tidak efektif alias "mandul".

Ada dua faktor yang menyebabkan MR "mandul", tidak membuahkan hasil, dan akhirnya bermuara pada tidak berjalannya ISO 9001 atau ISO 14001 sebagaimana mestinya.

Pertama, adalah Faktor Eksternal.

Yg saya maksud faktor eksternal adalah faktor di luar personil MR itu sendiri, seperti:

- Struktur organisasi. MR berada pada posisi yang tidak mencerminkan posisi Top Manajemen, atau berada di bawah pejabat yg tidak memiliki otoritas yang cukup tinggi. Posisi seperti ini mengakibatkan MR tidak punya "gigi".

- Kurangnya komitmen Top Manajemen terhadap implementasi ISO 9001 atau ISO 14001. Lemahnya posisi MR (Management Representative) sebagaimana disebutkan di atas, bisa disebabkan karena kurangnya komitmen Top Manajemen ini. Ini bisa dilihat dari jabatan MR yg hanya FUNGSIONAL. MR hanya pekerjaan sambilan. Ia tidak terpisah dari pekerjaan lainnya, sehingga biasanya ia "tidak punya waktu" untuk mengurusi ISO 9001 atau ISO 14001. Tidak terpisahnya MR dari tugas lainnya ini sebenarnya tidak sesuai dengan standard internasional ISO 9001:2008 yg menyebutkan bahwa "Top management shall appoint a member of management who, irrespective of other responsibilities, shall have responsibility and authority that includes…" dst. Ia juga harus anggota dari team manajemen, bukan dari pihak eksternal.

- Pembaca Quality Forum yg budiman, kedua hal di atas bisa terjadi biasanya karena kekurang-pahaman atau kekurang-sadaran Top Manajemen terhadap manfaat implementasi ISO 9001 atau ISO 14001. Mereka biasanya memandang ISO 9001 atau ISO 14001 hanya dari sisi sertifikat saja, bahwa setelah sertifikat diperoleh, semuanya sudah tercapai: konsumen dan kepercayaan mereka mudah didapat, produk dijamin berkualitas, dsb. Sertifikat ISO 9001 atau ISO 14001 hanya untuk prestise. Bahkan seringkali dianggap bahwa ISO 9001 atau ISO 14001 hanya untuk bagian produksi saja, sehingga orang Marketing, HRD, Accounting, Corporate Affair, Purchasing, dsb tidak peduli terhadap implementasi ISO 9001 atau ISO 14001.

Karena kekurang-pahaman Top Manajemen inilah maka, meskipun MR (Management Representative) tidak berfungsi, dan implementasi ISO 9001 atau ISO 14001 juga ibarat hidup enggan mati tak mau, tetapi MR juga tidak pernah dituntut pertanggung-jawabannya. Jadi MR juga akhirnya santai-santai saja. Yang penting ketika ada audit eksternal semua nampak beres.

- Kualitas Auditor Eksternal adalah faktor penentu juga yang mengakibatkan orang yang paling bertanggung-jawab dalam hal implementasi ISO 9001 atau ISO 14001 ini tidak berdaya, alias mati kutu. Auditor eksternal yg profesional, dan jeli, tidak akan begitu saja percaya dengan dokumen-dokumen yang disajikan oleh "MR Bohongan" ini. Ia akan mengumpulkan bukti-bukti otentik terkait implementasi ISO 9001 atau ISO 14001. Khususnya hasil Management Review, kinerja dan tindak lanjut temuan internal audit. Ia akan memberikan masukan-masukan untuk improvement system dan kinerja organisasi. Auditor semacam ini biasanya berasal dari kantor yang bonafide. Auditor Eksternal bisa dibilang sebagai Filter Terakhir terhadap efektifitas implementasi ISO 9001 atau ISO 14001 jika faktor eksternal lainnya di atas lemah.

Ke dua, adalah Faktor Internal.

Faktor internal, yg saya maksudkan adalah faktor personil Management Representative (MR) itu sendiri, yakni terkait dengan kompetensinya, baik Skill, Knowledge, maupun Attitude - dalam hal ini komitmennya, dan juga 'keberanian'-nya. MR yg kurang memahami betul apa itu ISO 9001 atau ISO 14001 dan apa tugasnya sebagaimana disyaratkan dalam standard internasional ISO 9001 atau ISO 14001 akan menjadikan fungsi MR tidak efektif.

Pembaca Quality Forum yg budiman, bagaimana mengatasi masalah ini?

Agar implementasi ISO 9001 atau ISO 14001 bisa berjalan optimal, kelemahan faktor eksternal dan internal harus diatasi. Bagaimana mengatasi masalah ini? Silakan KLIK DI SINI atau di link di bawah ini:

http://quality-forum.blogspot.com/2009/04/quality-forum-tips-agar-mr-tidak.html

No comments:

DAFTAR ISI:

Blogvertise Click Here to Advertise On My Blog Increase Website Traffic

Custom Search