Pembaca Quality Forum yg budiman, artikel ini merupakan lanjutan dari artikel sebelumnya di link berikut:
http://quality-forum.blogspot.com/2009/01/iso-90012008-tips-agar-mr-tidak-mandul.html
Jika Anda belum membacanya, silakan membacanya terlebih dahulu dengan cara meng-klik link tsb di atas atau KLIK DI SINI. Jika Anda sudah membacanya, mari kita lanjutkan Sharing kita.
Sedikit mengulang artikel sebelumnya, efektifitas Management Representative (MR) atau Wakil Manajemen (WM) disebabkan oleh faktor internal dan eksternal. Faktor eksternal terutama disebabkan oleh komitmen manajemen dan juga kualitas Auditor Eksternal, sedangkan faktor internal adalah faktor kompetensi personil yg menjabat MR itu sendiri.
Posisi Management Representative (MR).
Posisi Management Representative (MR) ISO 9001 atau ISO 14001 dalam struktur organisasi sangat menentukan efetifitas tidaknya kinerja MR. Apakah dia berada di bawah manager pabrik, general manager, atau langsung di bawah presiden direktur? Semakin rendah posisi Management Representative (MR) biasanya semakin rendah pula otoritasnya, sehingga berakibat pada lemahnya posisi MR.
Sebaliknya, jika Management Representative (MR) berada di bawah presiden direktur atau bertanggung-jawab langsung kepada presiden direktur, dia akan memiliki wewenang yg lebih luas, sehingga dia bisa bergerak lebih leluasa. Struktur seperti ini akan lebih efektif, meskipun hal itu juga masih sangat bergantung pada kompentensi Si Management Representative (MR) itu sendiri. (Nama jabatan untuk masing-masing perusahaan mungkin berbeda, tetapi dalam artikel ini hanyalah sebagai contoh).
Struktural atau Fungsional?
Selain posisi dalam struktur organisasi, hal lain yg sangat berpengaruh adalah apakah Management Representative (MR) hanya merupakan pejabat fungsional atau pejabat struktural? Jika MR hanyalah pejabat fungsional, sementara dia sendiri mempunyai tugas lain yg menyita sebagian besar waktunya, maka fungsi Management Representative (MR) ISO 9001 atau ISO 14001 seperti ini kemungkinan besar akan menjadi tidak efektif, terutama jika scope organisasinya sangat luas. Namun demikian, untuk organisasi yg tidak terlalu besar, kedudukan Management Representative (MR) yg merupakan pejabat fungsional seperti ini ada kemungkinan masih bisa efektif. Tetapi perlu diperhatikan, bahwa standard internasional ISO 9001:2008 menyebutkan:
"Top management shall appoint a member of management who, irrespective of other responsibilities, shall have responsibility and authority that includes…" dst.
Artinya Management Representative (MR) ISO 9001 atau ISO 14001 tidak diberi tanggung-jawab lainnya, dalam arti sebaiknya Management Representative (MR) memang fokus pada otoritas dan tanggung-jawabnya sebagai Wakil Management atau Management Representatve (MR) ISO 9001 atau ISO 14001.
Saran saya, untuk organisasi yg cukup besar, agar fungsi Management Representative (MR) ISO 9001 atau ISO 14001 efektif sebaiknya Management Representative (MR) ISO 9001 atau ISO 14001 adalah pejabat struktural dengan posisi langsung bertanggung-jawab kepada Presiden Direktur atau Direktur Utama yg dibebaskan dari tanggung-jawab lainnya, sehingga dia bisa fokus pada tugasnya sebagai Management Representative (MR) ISO 9001 atau ISO 14001. System management mutu sebaiknya diimplementasikan pada seluruh proses organisasi, 'End to End', dengan demikian kontrol terhadap mutu bisa menyeluruh, dan itu semua menjadi wilayah operasi Management Representative (MR) ISO 9001 atau ISO 14001.
Kompetensi Management Representative (MR) ISO 9001 atau ISO 14001.
Meskipun posisi Management Representatif (MR) ISO 9001 atau ISO 14001 berada langsung di bawah presdir dan dia juga pejabat struktural, tetapi Management Representative (MR) ISO 9001 atau ISO 14001 tetap saja bisa tidak berfungsi dengan baik atau tidak efektif jika kompentensi personil yg menjabat MR itu sendiri tidak memadahi terutama dari sisi knowledge. Dalam ilmu system akuntansi, khusunya mengenai Sytem Pengendalian Intern (SPI), salah satu elemen SPI yg baik adalah “Karyawan yg cakap (kompeten) dan jujur”. Dengan demikian, kompentensi merupakan hal mendasar yg sangat menentukan efektif tidaknya fungsi Management Representative (MR) ISO 9001 atau ISO 14001. Lalu, apa yg harus dimiliki oleh seorang MR agar dia bisa “memenuhi syarat” menjadi MR yg efektif?
- Dia harus memiliki pengetahuan yg cukup tentang SMM ISO 9001 atau QMS ISO 9001 dan paham betul bagaimana membuat perencanaan, mengaplikasikan, mengendalikan, dan meningkatkan (improvement) SMM ISO 9001-nya.
- Dia semestinya mengerti banyak tentang TQM / TQC, dan management mutu non-formal lainnya, misalnya Balance Scorecard, MBNQA, dsb.
- Dia harus mempunyai kemampuan menggerakkan (to drive) banyak orang.
- Dia harus memiliki keberanian untuk berbicara dan mengarahkan pejabat tinggi di organisasinya terkait dengan implementasi ISO 9001 atau ISO 14001 maupun yg lainnya yg terkait dengan tugas dan tanggung-jawabnya.
- Dia harus paham betul tentang ilmu manajemen.
- Dia harus paham betul business-process organisasinya.
- Dia harus mampu mengintegrasikan Visi-Misi dan budaya organisasi ke dalam QMS ISO 9001.
Khusus mengenai pengetahuannya tentang QMS ISO 9001, apa yg harus dia “kuasai”?
BERSAMBUNG....
http://quality-forum.blogspot.com/2009/01/iso-90012008-tips-agar-mr-tidak-mandul.html
Jika Anda belum membacanya, silakan membacanya terlebih dahulu dengan cara meng-klik link tsb di atas atau KLIK DI SINI. Jika Anda sudah membacanya, mari kita lanjutkan Sharing kita.
Sedikit mengulang artikel sebelumnya, efektifitas Management Representative (MR) atau Wakil Manajemen (WM) disebabkan oleh faktor internal dan eksternal. Faktor eksternal terutama disebabkan oleh komitmen manajemen dan juga kualitas Auditor Eksternal, sedangkan faktor internal adalah faktor kompetensi personil yg menjabat MR itu sendiri.
Posisi Management Representative (MR).
Posisi Management Representative (MR) ISO 9001 atau ISO 14001 dalam struktur organisasi sangat menentukan efetifitas tidaknya kinerja MR. Apakah dia berada di bawah manager pabrik, general manager, atau langsung di bawah presiden direktur? Semakin rendah posisi Management Representative (MR) biasanya semakin rendah pula otoritasnya, sehingga berakibat pada lemahnya posisi MR.
Sebaliknya, jika Management Representative (MR) berada di bawah presiden direktur atau bertanggung-jawab langsung kepada presiden direktur, dia akan memiliki wewenang yg lebih luas, sehingga dia bisa bergerak lebih leluasa. Struktur seperti ini akan lebih efektif, meskipun hal itu juga masih sangat bergantung pada kompentensi Si Management Representative (MR) itu sendiri. (Nama jabatan untuk masing-masing perusahaan mungkin berbeda, tetapi dalam artikel ini hanyalah sebagai contoh).
Struktural atau Fungsional?
Selain posisi dalam struktur organisasi, hal lain yg sangat berpengaruh adalah apakah Management Representative (MR) hanya merupakan pejabat fungsional atau pejabat struktural? Jika MR hanyalah pejabat fungsional, sementara dia sendiri mempunyai tugas lain yg menyita sebagian besar waktunya, maka fungsi Management Representative (MR) ISO 9001 atau ISO 14001 seperti ini kemungkinan besar akan menjadi tidak efektif, terutama jika scope organisasinya sangat luas. Namun demikian, untuk organisasi yg tidak terlalu besar, kedudukan Management Representative (MR) yg merupakan pejabat fungsional seperti ini ada kemungkinan masih bisa efektif. Tetapi perlu diperhatikan, bahwa standard internasional ISO 9001:2008 menyebutkan:
"Top management shall appoint a member of management who, irrespective of other responsibilities, shall have responsibility and authority that includes…" dst.
Artinya Management Representative (MR) ISO 9001 atau ISO 14001 tidak diberi tanggung-jawab lainnya, dalam arti sebaiknya Management Representative (MR) memang fokus pada otoritas dan tanggung-jawabnya sebagai Wakil Management atau Management Representatve (MR) ISO 9001 atau ISO 14001.
Saran saya, untuk organisasi yg cukup besar, agar fungsi Management Representative (MR) ISO 9001 atau ISO 14001 efektif sebaiknya Management Representative (MR) ISO 9001 atau ISO 14001 adalah pejabat struktural dengan posisi langsung bertanggung-jawab kepada Presiden Direktur atau Direktur Utama yg dibebaskan dari tanggung-jawab lainnya, sehingga dia bisa fokus pada tugasnya sebagai Management Representative (MR) ISO 9001 atau ISO 14001. System management mutu sebaiknya diimplementasikan pada seluruh proses organisasi, 'End to End', dengan demikian kontrol terhadap mutu bisa menyeluruh, dan itu semua menjadi wilayah operasi Management Representative (MR) ISO 9001 atau ISO 14001.
Kompetensi Management Representative (MR) ISO 9001 atau ISO 14001.
Meskipun posisi Management Representatif (MR) ISO 9001 atau ISO 14001 berada langsung di bawah presdir dan dia juga pejabat struktural, tetapi Management Representative (MR) ISO 9001 atau ISO 14001 tetap saja bisa tidak berfungsi dengan baik atau tidak efektif jika kompentensi personil yg menjabat MR itu sendiri tidak memadahi terutama dari sisi knowledge. Dalam ilmu system akuntansi, khusunya mengenai Sytem Pengendalian Intern (SPI), salah satu elemen SPI yg baik adalah “Karyawan yg cakap (kompeten) dan jujur”. Dengan demikian, kompentensi merupakan hal mendasar yg sangat menentukan efektif tidaknya fungsi Management Representative (MR) ISO 9001 atau ISO 14001. Lalu, apa yg harus dimiliki oleh seorang MR agar dia bisa “memenuhi syarat” menjadi MR yg efektif?
- Dia harus memiliki pengetahuan yg cukup tentang SMM ISO 9001 atau QMS ISO 9001 dan paham betul bagaimana membuat perencanaan, mengaplikasikan, mengendalikan, dan meningkatkan (improvement) SMM ISO 9001-nya.
- Dia semestinya mengerti banyak tentang TQM / TQC, dan management mutu non-formal lainnya, misalnya Balance Scorecard, MBNQA, dsb.
- Dia harus mempunyai kemampuan menggerakkan (to drive) banyak orang.
- Dia harus memiliki keberanian untuk berbicara dan mengarahkan pejabat tinggi di organisasinya terkait dengan implementasi ISO 9001 atau ISO 14001 maupun yg lainnya yg terkait dengan tugas dan tanggung-jawabnya.
- Dia harus paham betul tentang ilmu manajemen.
- Dia harus paham betul business-process organisasinya.
- Dia harus mampu mengintegrasikan Visi-Misi dan budaya organisasi ke dalam QMS ISO 9001.
Khusus mengenai pengetahuannya tentang QMS ISO 9001, apa yg harus dia “kuasai”?
BERSAMBUNG....
5 comments:
walah gak segampang itu loch jadi MR, ribet juga ya Om....
padahal baru 2 bulan saya ditunjuk jadi MR gara-gara saya tadinya seorang auditor internal di Corp. saya, dan saya merasakan betapa mandulnya saya sebagai MR..
makasih Om info dan Tipsnya..
Nice blogs
Mau tanya.. apakah Jadi MR harus pernah ikut training lead auditor dan bersertifikasi IRCA?
hehm... Tantangan yang harus banyak saya pelajari... Pernah jadi MR dan skrg ditunjuk sebagai MR di perusahaan besar. Perlu banyak belajar lagi.. Info yang sangat bagus!!!! Liked it... Mohon bantuannya.. Dimana forum yang kyk gini lagi?
aq jd MR cm sbg pelengkap doank ni krn dinilai karywn lain udh g bisa, tp aq sdri g dibebasin dr tugasku sehari-2, walhasil MR nya jd kacau balau.. n posisiku berada pada posisi yang tidak mencerminkan posisi Top Manajemen, atau berada di bawah pejabat yg tidak memiliki otoritas yang cukup tinggi. Posisi seperti ini mengakibatkan MR tidak punya "gigi".
Post a Comment