Pembaca Quality Forum yg budiman, ada diskusi yg menarik di milis Indonesia-QMS-Forum. Diskusi yg membahas tentang perlu tidaknya departemen Accounting ikut dimasukkan dalam implementasi System Manajemen Mutu ISO 9001 atau QMS ISO 9001.
Diskusi ini mendapat banyak tanggapan. Dan salah satu moderator mempersilakan jika ada anggota milis yg kebetulan praktisi keuangan dan akunting untuk menanggapi. Karena saya adalah Akuntan yg berpengalaman di bagian akunting yg berpengalaman juga sebagai auditor QMS ISO 9001 & EMS ISO 14001, maka saya pun memberikan tanggapan.
Harapannya adalah agar pengalaman saya bisa memberi manfaat bagi orang lain khususnya anggota milis tsb. Tentu saja jawaban saya bukanlah kebenaran mutlak tentang bagaimana implementasi QMS ISO 9001 yg benar. Tetapi setidaknya akan memberi wawasan lain yg mungkin bermanfaat.
Bagaimana tanggapan saya tersebut? Berikut saya kutipkan kembali dari milis Indonesia-QMS-Forum tsb tgl 10 September 2009.
Dear All,
menanggapi pak Maskal agar praktisi keuangan dan akunting ikut sharing, maka perkenankanlah saya mengutarakan pendapat saya terhadap topik diskusi yg menarik ini.
Saya adalah seorang Akuntan yg pernah lama menangani akuntansi keuangan maupun akuntasi biaya. Saya juga pernah menjadi auditor internal QMS ISO 9001 dan EMS ISO 14001. Kini saya dipercaya menjadi pimpinan auditor internal yg bertanggung- jawab terhadap audit internal EMS ISO 14001 & QMS ISO 9001, audit laporan keuangan dan audit operasional (produksi, energy, inventory, dsb).
Hal ini saya ceritakan pada Anda semata-mata untuk memberikan gambaran, bagaimana back-ground saya ini mempengaruhi pandangan saya terhadap implementasi QMS ISO 9001, khususnya terkait dengan internal audit QMS ISO 9001. Tidak ada maksud lain selain itu.
Sepanjang yg saya ketahui, pengertian QUALITY itu tidak sebatas quality of product atau service. Ia mencakup pula Cost, Delivery, Safety, Morale, atau biasa disingkat QCDSM. Persyaratan pelanggan seringkali memasukkan ke lima unsur tsb plus lingkungan (Environment) .
Dalam system manajemen mutu QMS ISO 9001, persyaratan pelanggan kemudian dimasukkan ke dalam sasaran mutu (quality objective). Kemudian selanjutnya, pihak operasional, bisa produksi, maupun non produksi, memastikan kesiapan sumber-daya, apakah segala sumber-daya yg dibutuhkan untuk realisasi proses guna mencapai sasaran mutu tsb tersedia sesuai kebutuhan. Ini mencakup SDM, material, mesin, sarana-prasarana termasuk alat ukur dan alat pantau, IK, Prosedur, dsb. Begitu semuanya siap, tahap selanjutnya adalah realisasi proses.
Ketika realisasi proses telah dilakukan, tahapan selanjutnya adalah melakukan evaluasi, guna menilai apakah sasaran mutu (quality objective) yg telah ditetapkan sebelumnya bisa tercapai, atau ada penyimpangan. Jika terjadi penyimpangan (khususnya kerugian), dicari penyebabnya (sampai ke Root-causenya) untuk kemudian dilakukan tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan.
Pada saat melakukan evaluasi pencapaian sasaran mutu (quality objective) itulah dibutuhkan informasi dari pihak Accounting. Informasi yg bersifat quantitatif/ qualitatif dan informasi finansial. Penyimpangan kuantitatif dan kualitatif biasanya menjadi tanggung-jawab pihak operasional, sementara penyimpangan finansial / rupiah biasanya menjadi tanggung-jawab pihak Purchase / Pembelian. Informasi dari pihak operasional tetap diperlukan pada saat evaluasi pencapaian sasaran mutu, tetapi informasi dari accounting lebih diprioritaskan karena sifatnya yg lebih independen.
Jadi, dalam hal ini keterkaitan Accounting dalam QMS ISO 9001 adalah sejauh mana kontribusinya (outputnya) dalam menghasilkan laporan yg sangat dibutuhkan untuk evaluasi sasaran mutu (quality objective) oleh semua pihak yg ada di dalam organisasi. Kalau sedang melakukan audit QMS ISO 9001 di bagian accounting, biasanya internal auditor saya tekankan untuk mengevaluasi hal ini, dan juga bagaimana identifikasi persyaratan pelanggan departemen internal audit, pemastian sumberdaya bagian internal audit, dst, dst. Back-ground saya sebagai seorang Akuntan sangat membantu saya mengetahui apa laporan yg seharusnya dibuat oleh bagian Accounting, khususnya yg terkait dengan implementasi QMS ISO 9001.
Meskipun eksternal auditor QMS ISO 9001 tidak pernah "menyentuh" departemen accounting, bagi saya hal itu tidak saya jadikan acuan, karena kami mengimplementasikan SMM ISO 9001 untuk kepentingan kami sendiri, yakni bagaimana SMM ISO di tempat kami bisa memberi manfaat yg sebesar-besarnya bagi peningkatan kinerja organisasi. Itulah sebabnya di tempat kami sering dikatakan Internal Auditor ISO Lebih Galak daripada Eksternal Auditor.
Untuk sementara, itu yg bisa saya sampaikan. Barangkali nanti bisa dilanjutkan. Maaf telah berkepanjangan. Terima kasih. Salam.
Stanley Sutrisno SE, Akt
http://stanleysutrisno.co.cc
Diskusi ini mendapat banyak tanggapan. Dan salah satu moderator mempersilakan jika ada anggota milis yg kebetulan praktisi keuangan dan akunting untuk menanggapi. Karena saya adalah Akuntan yg berpengalaman di bagian akunting yg berpengalaman juga sebagai auditor QMS ISO 9001 & EMS ISO 14001, maka saya pun memberikan tanggapan.
Harapannya adalah agar pengalaman saya bisa memberi manfaat bagi orang lain khususnya anggota milis tsb. Tentu saja jawaban saya bukanlah kebenaran mutlak tentang bagaimana implementasi QMS ISO 9001 yg benar. Tetapi setidaknya akan memberi wawasan lain yg mungkin bermanfaat.
Bagaimana tanggapan saya tersebut? Berikut saya kutipkan kembali dari milis Indonesia-QMS-Forum tsb tgl 10 September 2009.
Dear All,
menanggapi pak Maskal agar praktisi keuangan dan akunting ikut sharing, maka perkenankanlah saya mengutarakan pendapat saya terhadap topik diskusi yg menarik ini.
Saya adalah seorang Akuntan yg pernah lama menangani akuntansi keuangan maupun akuntasi biaya. Saya juga pernah menjadi auditor internal QMS ISO 9001 dan EMS ISO 14001. Kini saya dipercaya menjadi pimpinan auditor internal yg bertanggung- jawab terhadap audit internal EMS ISO 14001 & QMS ISO 9001, audit laporan keuangan dan audit operasional (produksi, energy, inventory, dsb).
Hal ini saya ceritakan pada Anda semata-mata untuk memberikan gambaran, bagaimana back-ground saya ini mempengaruhi pandangan saya terhadap implementasi QMS ISO 9001, khususnya terkait dengan internal audit QMS ISO 9001. Tidak ada maksud lain selain itu.
Sepanjang yg saya ketahui, pengertian QUALITY itu tidak sebatas quality of product atau service. Ia mencakup pula Cost, Delivery, Safety, Morale, atau biasa disingkat QCDSM. Persyaratan pelanggan seringkali memasukkan ke lima unsur tsb plus lingkungan (Environment) .
Dalam system manajemen mutu QMS ISO 9001, persyaratan pelanggan kemudian dimasukkan ke dalam sasaran mutu (quality objective). Kemudian selanjutnya, pihak operasional, bisa produksi, maupun non produksi, memastikan kesiapan sumber-daya, apakah segala sumber-daya yg dibutuhkan untuk realisasi proses guna mencapai sasaran mutu tsb tersedia sesuai kebutuhan. Ini mencakup SDM, material, mesin, sarana-prasarana termasuk alat ukur dan alat pantau, IK, Prosedur, dsb. Begitu semuanya siap, tahap selanjutnya adalah realisasi proses.
Ketika realisasi proses telah dilakukan, tahapan selanjutnya adalah melakukan evaluasi, guna menilai apakah sasaran mutu (quality objective) yg telah ditetapkan sebelumnya bisa tercapai, atau ada penyimpangan. Jika terjadi penyimpangan (khususnya kerugian), dicari penyebabnya (sampai ke Root-causenya) untuk kemudian dilakukan tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan.
Pada saat melakukan evaluasi pencapaian sasaran mutu (quality objective) itulah dibutuhkan informasi dari pihak Accounting. Informasi yg bersifat quantitatif/ qualitatif dan informasi finansial. Penyimpangan kuantitatif dan kualitatif biasanya menjadi tanggung-jawab pihak operasional, sementara penyimpangan finansial / rupiah biasanya menjadi tanggung-jawab pihak Purchase / Pembelian. Informasi dari pihak operasional tetap diperlukan pada saat evaluasi pencapaian sasaran mutu, tetapi informasi dari accounting lebih diprioritaskan karena sifatnya yg lebih independen.
Jadi, dalam hal ini keterkaitan Accounting dalam QMS ISO 9001 adalah sejauh mana kontribusinya (outputnya) dalam menghasilkan laporan yg sangat dibutuhkan untuk evaluasi sasaran mutu (quality objective) oleh semua pihak yg ada di dalam organisasi. Kalau sedang melakukan audit QMS ISO 9001 di bagian accounting, biasanya internal auditor saya tekankan untuk mengevaluasi hal ini, dan juga bagaimana identifikasi persyaratan pelanggan departemen internal audit, pemastian sumberdaya bagian internal audit, dst, dst. Back-ground saya sebagai seorang Akuntan sangat membantu saya mengetahui apa laporan yg seharusnya dibuat oleh bagian Accounting, khususnya yg terkait dengan implementasi QMS ISO 9001.
Meskipun eksternal auditor QMS ISO 9001 tidak pernah "menyentuh" departemen accounting, bagi saya hal itu tidak saya jadikan acuan, karena kami mengimplementasikan SMM ISO 9001 untuk kepentingan kami sendiri, yakni bagaimana SMM ISO di tempat kami bisa memberi manfaat yg sebesar-besarnya bagi peningkatan kinerja organisasi. Itulah sebabnya di tempat kami sering dikatakan Internal Auditor ISO Lebih Galak daripada Eksternal Auditor.
Untuk sementara, itu yg bisa saya sampaikan. Barangkali nanti bisa dilanjutkan. Maaf telah berkepanjangan. Terima kasih. Salam.
Stanley Sutrisno SE, Akt
http://stanleysutrisno.co.cc
No comments:
Post a Comment