Dokumentasi ISO 9001:2008 memang bukan segala-galanya dalam implementasi ISO 9001:2008. Tetapi, tanpa dokumentasi, implementasi ISO 9001:2008 idak akan pernah ada, karena dokumentasi memang sudah menjadi persyaratan dalam standard internasional ISO 9001:2008 yang harus dipatuhi. Itulah sebabnya dokumentasi ISO 9001 perlu mendapat perhatian serius, karena keberhasilan implementasi ISO 9001 ini sangat dipengaruhi oleh system dokumentasinya.
Namun demikian, jangan sampai perusahaan terjebak pada masalah dokumentasi yang kemudian menomor-duakan substansi, sehingga implementasi ISO 9001 hanya berujung pada pemenuhan dokumentasi dan malah tidak memberi manfaat pada peningkatan kinerja organisasi.
Dalam diskusi di milis-milis quality maupun dalam praktek di lapangan, tidak jarang terdengar keluhan bahwa implementasi ISO 9001 hanya menambah pekerjaan, yakni pekerjaan dokumentasi.
Keluhan seperti ini muncul dikarenakan antara lain:
- kurangnya kesadaran karyawan akan pentingnya dokumentasi ISO 9001, dan merubah budaya memang tidak semudah membalik telapak tangan.
- System dokumentasi ISO 9001:2008 yang kuarng simple, dan kurang dirasakan manfaatnya bagi karyawan itu sendiri maupun bagi perusahaan.
Dalam standard internasional ISO 9001:2008, perusahaan dituntut untuk membuat dokumentasi. Ada banyak hal yang perlu didokumentasikan, seperti kebijakan mutu, manual atau pedoman mutu, prosedur, instruksi kerja, rekaman mutu, dsb. Bagaimana merancang system dokumentasi yang simple tetapi efektif, itulah yang harus dijawab. Sekali lagi, konsultan dan badan sertifikasi sangat berperan dalam hal ini.
- Bagaimana membuat kebijakan mutu yang bisa mendorong semua pihak untuk aktif berpartisipasi dalam implementasi QMS ISO 9001:2008?
- Bagaimana membuat Manual Mutu yang bisa menjadi pedoman bagi implementasi QMS ISO 9001:2008 yang efektif dan efisien?
- Bagaimana membuat prosedur dan juga Instruksi Kerja ISO 9001:2008 yang simple tapi bisa mencakup seluruh area yang terlibat dan bisa menjadi petunjuk yang jelas bagi pelaksananya sekaligus menghasilkan output sebagaimana yang dipersyaratkan?
Itulah pertanyaan yang harus dijawab. Jika masalah dokumentasi ISO 9001:2008 bisa dijawab dengan baik, maka hal ini merupakan modal awal untuk bisa mengimplementasikan QMS ISO 9001:2008 secara efektif dan efisien.
