Quality Forum. Tips Agar MR Tidak Mandul_2

Pembaca Quality Forum yg budiman, artikel ini merupakan lanjutan dari artikel sebelumnya di link berikut:

http://quality-forum.blogspot.com/2009/01/iso-90012008-tips-agar-mr-tidak-mandul.html

Jika Anda belum membacanya, silakan membacanya terlebih dahulu dengan cara meng-klik link tsb di atas atau KLIK DI SINI. Jika Anda sudah membacanya, mari kita lanjutkan Sharing kita.

Sedikit mengulang artikel sebelumnya, efektifitas Management Representative (MR) atau Wakil Manajemen (WM) disebabkan oleh faktor internal dan eksternal. Faktor eksternal terutama disebabkan oleh komitmen manajemen dan juga kualitas Auditor Eksternal, sedangkan faktor internal adalah faktor kompetensi personil yg menjabat MR itu sendiri.

Posisi Management Representative (MR).

Posisi Management Representative (MR) ISO 9001 atau ISO 14001 dalam struktur organisasi sangat menentukan efetifitas tidaknya kinerja MR. Apakah dia berada di bawah manager pabrik, general manager, atau langsung di bawah presiden direktur? Semakin rendah posisi Management Representative (MR) biasanya semakin rendah pula otoritasnya, sehingga berakibat pada lemahnya posisi MR.

Sebaliknya, jika Management Representative (MR) berada di bawah presiden direktur atau bertanggung-jawab langsung kepada presiden direktur, dia akan memiliki wewenang yg lebih luas, sehingga dia bisa bergerak lebih leluasa. Struktur seperti ini akan lebih efektif, meskipun hal itu juga masih sangat bergantung pada kompentensi Si Management Representative (MR) itu sendiri. (Nama jabatan untuk masing-masing perusahaan mungkin berbeda, tetapi dalam artikel ini hanyalah sebagai contoh).

Struktural atau Fungsional?

Selain posisi dalam struktur organisasi, hal lain yg sangat berpengaruh adalah apakah Management Representative (MR) hanya merupakan pejabat fungsional atau pejabat struktural? Jika MR hanyalah pejabat fungsional, sementara dia sendiri mempunyai tugas lain yg menyita sebagian besar waktunya, maka fungsi Management Representative (MR) ISO 9001 atau ISO 14001 seperti ini kemungkinan besar akan menjadi tidak efektif, terutama jika scope organisasinya sangat luas. Namun demikian, untuk organisasi yg tidak terlalu besar, kedudukan Management Representative (MR) yg merupakan pejabat fungsional seperti ini ada kemungkinan masih bisa efektif. Tetapi perlu diperhatikan, bahwa standard internasional ISO 9001:2008 menyebutkan:

"Top management shall appoint a member of management who, irrespective of other responsibilities, shall have responsibility and authority that includes…" dst.

Artinya Management Representative (MR) ISO 9001 atau ISO 14001 tidak diberi tanggung-jawab lainnya, dalam arti sebaiknya Management Representative (MR) memang fokus pada otoritas dan tanggung-jawabnya sebagai Wakil Management atau Management Representatve (MR) ISO 9001 atau ISO 14001.

Saran saya, untuk organisasi yg cukup besar, agar fungsi Management Representative (MR) ISO 9001 atau ISO 14001 efektif sebaiknya Management Representative (MR) ISO 9001 atau ISO 14001 adalah pejabat struktural dengan posisi langsung bertanggung-jawab kepada Presiden Direktur atau Direktur Utama yg dibebaskan dari tanggung-jawab lainnya, sehingga dia bisa fokus pada tugasnya sebagai Management Representative (MR) ISO 9001 atau ISO 14001. System management mutu sebaiknya diimplementasikan pada seluruh proses organisasi, 'End to End', dengan demikian kontrol terhadap mutu bisa menyeluruh, dan itu semua menjadi wilayah operasi Management Representative (MR) ISO 9001 atau ISO 14001.

Kompetensi Management Representative (MR) ISO 9001 atau ISO 14001.

Meskipun posisi Management Representatif (MR) ISO 9001 atau ISO 14001 berada langsung di bawah presdir dan dia juga pejabat struktural, tetapi Management Representative (MR) ISO 9001 atau ISO 14001 tetap saja bisa tidak berfungsi dengan baik atau tidak efektif jika kompentensi personil yg menjabat MR itu sendiri tidak memadahi terutama dari sisi knowledge. Dalam ilmu system akuntansi, khusunya mengenai Sytem Pengendalian Intern (SPI), salah satu elemen SPI yg baik adalah “Karyawan yg cakap (kompeten) dan jujur”. Dengan demikian, kompentensi merupakan hal mendasar yg sangat menentukan efektif tidaknya fungsi Management Representative (MR) ISO 9001 atau ISO 14001. Lalu, apa yg harus dimiliki oleh seorang MR agar dia bisa “memenuhi syarat” menjadi MR yg efektif?

- Dia harus memiliki pengetahuan yg cukup tentang SMM ISO 9001 atau QMS ISO 9001 dan paham betul bagaimana membuat perencanaan, mengaplikasikan, mengendalikan, dan meningkatkan (improvement) SMM ISO 9001-nya.
- Dia semestinya mengerti banyak tentang TQM / TQC, dan management mutu non-formal lainnya, misalnya Balance Scorecard, MBNQA, dsb.
- Dia harus mempunyai kemampuan menggerakkan (to drive) banyak orang.
- Dia harus memiliki keberanian untuk berbicara dan mengarahkan pejabat tinggi di organisasinya terkait dengan implementasi ISO 9001 atau ISO 14001 maupun yg lainnya yg terkait dengan tugas dan tanggung-jawabnya.
- Dia harus paham betul tentang ilmu manajemen.
- Dia harus paham betul business-process organisasinya.
- Dia harus mampu mengintegrasikan Visi-Misi dan budaya organisasi ke dalam QMS ISO 9001.

Khusus mengenai pengetahuannya tentang QMS ISO 9001, apa yg harus dia “kuasai”?

BERSAMBUNG....

ISO 9001:2008. Tips agar MR tidak "Mandul"

ISO 9001:2008. Bagaimana agar fungsi MR (Management Representative) atau WM (Wakil Manajemen) efektif?

Pembaca Quality Forum yg budiman, Salah satu hal yang paling "menyakitkan" dalam implementasi System Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001, maupun System Manajemen Lingkungan (SML) ISO 14001 adalah melihat kenyataan bahwa MR "BEKERJA" HANYA UNTUK MELAYANI AUDITOR EKSTERNAL. Kasus seperti ini jamak terjadi pada "company-company impian" di "negeri impian sana".

Ada kasus yg lebih parah lagi. Suatu saat ketika saya sedang merekrut calon auditor internal, ada salah satu pelamar yang berpengalaman dan masih aktif sebagai konsultan ISO 9001. Ketika saya wawancarai, orang itu "berterus-terang" bahwa selama ini dia kerap-kali melayani perusahaan-perusahaan untuk membuatkan segala sesuatunya yang dibutuhkan untuk "menghadapi" auditor eksternal. Termasuk salah satunya adalah laporan tinjauan manajemen (Management Review). Dari kasus ini kelihatan bahwa MR (Management Representative) atau WM (Wakil Manajemen) bahkan sama sekali tidak bekerja sebagaimana mestinya MR seperti yg disyaratkan dalam standard internasional ISO 9001. Sungguh "menyakitkan" bukan?

Padahal, sebenarnya MR (Management Representative) atau WM (Wakil Manajemen) memiliki peran sentral dan strategis untuk efektifitas implementasi ISO 9001 atau ISO 14001. Apakah sertifikat ISO 9001 atau ISO 14001 hanya akan menjadi Symbol, atau akan benar-benar mencerminkan kinerja yang layak mendapat sertifikat atas implementasi ISO 9001 atau ISO 14001 yang efektif, semua bermula dari bagaimana kinerja MR ini.

Pembaca Quality Forum yg budiman, agar sumber daya / biaya yg telah dikeluarkan umtuk implementasi ISO 9001 atau ISO 14001 tidak mubazir, dan organisasi memperoleh manfaat yg sebesar-besarnya atas implementasi ISO 9001 atau ISO 14001, maka peran MR (Management Representative) atau WM (Wakil Manajemen) perlu dioptimalkan. Bagaimana cara mengoptimalkan fungsi MR ini akan saya sajikan setelah kita mengidentifikasi berbagai hal yang menyebabkan fungsi MR tidak efektif berikut ini.

Kenali hal-hal yg menjadikan MR (Management Representative) atau WM (Wakil Manajemen) tidak efektif alias "mandul".

Ada dua faktor yang menyebabkan MR "mandul", tidak membuahkan hasil, dan akhirnya bermuara pada tidak berjalannya ISO 9001 atau ISO 14001 sebagaimana mestinya.

Pertama, adalah Faktor Eksternal.

Yg saya maksud faktor eksternal adalah faktor di luar personil MR itu sendiri, seperti:

- Struktur organisasi. MR berada pada posisi yang tidak mencerminkan posisi Top Manajemen, atau berada di bawah pejabat yg tidak memiliki otoritas yang cukup tinggi. Posisi seperti ini mengakibatkan MR tidak punya "gigi".

- Kurangnya komitmen Top Manajemen terhadap implementasi ISO 9001 atau ISO 14001. Lemahnya posisi MR (Management Representative) sebagaimana disebutkan di atas, bisa disebabkan karena kurangnya komitmen Top Manajemen ini. Ini bisa dilihat dari jabatan MR yg hanya FUNGSIONAL. MR hanya pekerjaan sambilan. Ia tidak terpisah dari pekerjaan lainnya, sehingga biasanya ia "tidak punya waktu" untuk mengurusi ISO 9001 atau ISO 14001. Tidak terpisahnya MR dari tugas lainnya ini sebenarnya tidak sesuai dengan standard internasional ISO 9001:2008 yg menyebutkan bahwa "Top management shall appoint a member of management who, irrespective of other responsibilities, shall have responsibility and authority that includes…" dst. Ia juga harus anggota dari team manajemen, bukan dari pihak eksternal.

- Pembaca Quality Forum yg budiman, kedua hal di atas bisa terjadi biasanya karena kekurang-pahaman atau kekurang-sadaran Top Manajemen terhadap manfaat implementasi ISO 9001 atau ISO 14001. Mereka biasanya memandang ISO 9001 atau ISO 14001 hanya dari sisi sertifikat saja, bahwa setelah sertifikat diperoleh, semuanya sudah tercapai: konsumen dan kepercayaan mereka mudah didapat, produk dijamin berkualitas, dsb. Sertifikat ISO 9001 atau ISO 14001 hanya untuk prestise. Bahkan seringkali dianggap bahwa ISO 9001 atau ISO 14001 hanya untuk bagian produksi saja, sehingga orang Marketing, HRD, Accounting, Corporate Affair, Purchasing, dsb tidak peduli terhadap implementasi ISO 9001 atau ISO 14001.

Karena kekurang-pahaman Top Manajemen inilah maka, meskipun MR (Management Representative) tidak berfungsi, dan implementasi ISO 9001 atau ISO 14001 juga ibarat hidup enggan mati tak mau, tetapi MR juga tidak pernah dituntut pertanggung-jawabannya. Jadi MR juga akhirnya santai-santai saja. Yang penting ketika ada audit eksternal semua nampak beres.

- Kualitas Auditor Eksternal adalah faktor penentu juga yang mengakibatkan orang yang paling bertanggung-jawab dalam hal implementasi ISO 9001 atau ISO 14001 ini tidak berdaya, alias mati kutu. Auditor eksternal yg profesional, dan jeli, tidak akan begitu saja percaya dengan dokumen-dokumen yang disajikan oleh "MR Bohongan" ini. Ia akan mengumpulkan bukti-bukti otentik terkait implementasi ISO 9001 atau ISO 14001. Khususnya hasil Management Review, kinerja dan tindak lanjut temuan internal audit. Ia akan memberikan masukan-masukan untuk improvement system dan kinerja organisasi. Auditor semacam ini biasanya berasal dari kantor yang bonafide. Auditor Eksternal bisa dibilang sebagai Filter Terakhir terhadap efektifitas implementasi ISO 9001 atau ISO 14001 jika faktor eksternal lainnya di atas lemah.

Ke dua, adalah Faktor Internal.

Faktor internal, yg saya maksudkan adalah faktor personil Management Representative (MR) itu sendiri, yakni terkait dengan kompetensinya, baik Skill, Knowledge, maupun Attitude - dalam hal ini komitmennya, dan juga 'keberanian'-nya. MR yg kurang memahami betul apa itu ISO 9001 atau ISO 14001 dan apa tugasnya sebagaimana disyaratkan dalam standard internasional ISO 9001 atau ISO 14001 akan menjadikan fungsi MR tidak efektif.

Pembaca Quality Forum yg budiman, bagaimana mengatasi masalah ini?

Agar implementasi ISO 9001 atau ISO 14001 bisa berjalan optimal, kelemahan faktor eksternal dan internal harus diatasi. Bagaimana mengatasi masalah ini? Silakan KLIK DI SINI atau di link di bawah ini:

http://quality-forum.blogspot.com/2009/04/quality-forum-tips-agar-mr-tidak.html