TQM dan Inovasi "Brilliant" Si Office Boy

Ini adalah contoh implementasi TQM (Total Quality Management) di sebuah perusahaan besar nasional yg sangat bagus sehingga bisa memotivasi karyawan di semua tingkatan / level untuk berkontribusi meningkatkan efisiensi perusahaan. Ini kisah nyata berdasarkan apa yg diceritakan oleh teman saya yg bekerja di perusahaan percetakan terbesar di Indonesia tsb. Ada dua buah cerita kisah nyata. Yang pertama adalah apa yg dia lakukan sendiri (Sebut saja Si “A”). Sedang yg ke dua adalah kisah nyata tentang inovasi seorang Office Boy (OB) yg bisa memenangi konvensi karena memberi kontribusi yg besar terhadap perusahaan.

Inovasi “Briliant” Si Office Boy (OB)

Di salah satu perusahaan percetakan terbesar di Indonesia tsb setiap tahun diadakan konvensi Gugus Kendali Mutu (GKM) sebagai bagian dari Continual Improvement dalam implementasi Total Quality Management (TQM). Konvensi ini bisa diikuti oleh kelompok, seperti GKM, maupun perseorangan. Continual Improvement ini seringkali membuahkan invovasi yg luar biasa menfaatnya meskipun idenya kadang sangat sederhana. Dan, ide di perusahaan tsb tidak hanya terbatas pada departemen atau fungsi, melainkan bisa lintas departemen maupun lintas fungsi. Itulah sebabnya, kisah nyata seperti ini bisa muncul. Apa itu? Kisah nyata inovasi seorang Office Boy (OB) yg memberi ide improvement di bidang penghematan tinta untuk percetakan yg kemudian diterapkan di perusahaan tsb, sehingga perusahaan tsb bisa melakukan efisiensi yg cukup signifikan.

Untuk mengikuti konvensi tahunan, Si Office Boy (OB) yg punya back-ground pendidikan STM ini punya gagasan bagaimana menghemat biaya tinta untuk percetakan. Maka dibuatlah konsep. Dan konsep tsb kemudian diberikan kepada team penguji. Setelah melewati berbagai ujian ternyata ide tsb dinyatakan layak untuk diikutkan dalam konvensi, dan bahkan kemudian menjadi pemenang pada konvensi di tingkat perusahaan tsb. Katanya, konsep (resep?) tsb sudah diuji-cobakan dan di praktekkan di salah satu cabang percetakan di tempat OB tsb bekerja, dan ternyata berhasil.

Penghargaan terhadap inovasi semacam itu di perusahaan tsb memang sangat diperhatikan. Pemenang konvensi di tingkat perusahaan mendapat hadiah yg cukup besar. Pemenang konvensi di tingkat perusahaan diajukan ke konvensi di tingkat yg lebih tinggi, yakni konvensi untuk area yg mencakup beberapa perusahaan. Inovasi Si Office Boy (OB) ini ternyata menang lagi. Dia mendapat penghargaan lagi. Perusahaan-perusahaan lain di area tsb (Yg merupakan satu Group Perusahaan) kemudian menerapkan teknik yg sama seperti inovasi Si Office Boy (OB) itu, dan juga berhasil. Dan kini Dia tinggal menunggu konvensi tingkat nasional di perusahaan percetakan tsb. (Ketika kisah nyata ini diceritakan kepada saya, konvensi tingkat nasional tsb belum dilaksanakan).

Hikmah apa yg bisa kita ambil dari kisah nyata ini? Menurut saya adalah, ketika semua orang mempunyai kesempatan yg sama, dan ketika penghargaan yg diberikan juga sepadan, serta didukung oleh lingkungan yg kondusif dan system yang baik dan memadahi, maka hal tsb akan mampu mendorong / memotivasi setiap orang untuk mencurahkan segala kemampuan / potensi dirinya bagi kemajuan organisasi. Dan ini bisa terjadi jika implementasi TQM (Total Quality Management) dilaksanakan sebagaimana mestinya. Perusahaan yg saya ceritakan dengan inovasi Si Office Boy (OB) -nya ini sudah membuktikannya, maka tak heran kalau salah satu perusahaan percetakan terbesar di Indonesia tsb makin eksis di tengah persaingan yg terus meningkat. Tidak hanya persaingan melawan perusahaan percetakan lainnya, tetapi juga persaingan melawan “Budaya Tanpa Kertas” di dunia maya. Dunia Internet.

Bagaimana dengan implementasi TQM (Total Quality Management) di perusahaan Anda?

ISO 9001. Quality atau Mutu itu apa, sich..?!!

ISO 9001. Quality atau Mutu itu sesungguhnya apa, sich...?!!

Pembaca Quality Forum yg budiman, pada umumnya orang mengatakan bahwa barang yang bermutu (good quality) adalah barang yang penampilannya atau modelnya bagus, kuat atau awet, enak dan mudah dipakainya. Harga dan pelayanan biasanya menjadi nomor dua. Maka, kadang-kadang orang berkata: "Sebenarnya mutunya bagus. Sayangnya harganya mahal. Dan pelayananannya juga lama".

Dalam hal jasa / service, yang dikatakan bermutu biasanya adalah jasa yang pelayanannya cepat, nyaman, ramah, mudah dan tidak berbelit-belit / simple, serta tepat waktu. Harga menjadi nomor dua. Orang biasanya memisahkan masalah harga dari persoalan mutu / quality.

Pemahaman umum tentang mutu / quality ini tidak salah. Tetapi dalam system manajemen mutu (SMM), pengertiannya sedikit berbeda. Meskipun begitu, perbedaan sedikit ini memiliki implikasi yg cukup luas dan signifikan dalam penerapannya.

Pembaca Quality Forum yg budiman, Quality atau Mutu dalam system manajemen mutu (SMM) diartikan sebagai kesesuaian terhadap persyaratan pelanggan, atau pun kesesuaian terhadap standard mutu yang telah ditetapkan organisasi. Bisa saja pelanggan yang satu mempunyai persyaratan / standard mutu sendiri, yg berbeda dengan pelanggan lain. Atau berbeda dengan standard mutu yg ditetapkan oleh Supplier-nya. Demikian pula perusahaan sebagai produsen atau Supplier, dia bisa saja mempunyai standard mutu yang berbeda dengan perusahaan lain. Kecuali jika standard mutu produk tsb sudah diatur oleh / melalui standarisai /organisasi satdarisasi. Misalnya SNI.

Perusahaan yg membidik pasar kelas menengah ke bawah, biasanya tidak akan menentukan standard mutu produk "kelas atas", karena untuk menghasilkan produk "kelas atas" biasanya Cost-nya tinggi. Kalau demikian, maka bisa jadi produknya tidak akan laku. Perusahaan seperti ini bisa saja memperoleh sertifikat ISO 9001:2000 karena system manajemen mutunya sudah sesuai dengan standard internasional System Manajemen Mutu ISO 9001:2000. Ingat...!!! YANG SESUAI DENGAN STANDARD INTERNASIONAL ADALAH SISTEM MANAJEMEN MUTUNYA. BUKAN (MUTU) PRODUKNYA. Karena ISO 9001:2000 memang bukan standard mutu produk.

Jadi perusahaan yang sudah mendapat sertifikat ISO 9001:2000 belum tentu mutu produknya bagus dalam arti mutunya bagus menurut pandangan umum di atas, meskipun diharapkan bisa seperti itu. Lalu apa artinya sertifikat ISO 9001:2000?

Pembaca Quality Forum yg budiman, dengan menerapkan system manajemen mutu ISO 9001:2000, (atau versi terbaru ISO, yakni ISO 9001:2008) perusahaan menjamin bahwa produknya (barang atau jasa) akan sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan pelanggan. Kalau pelanggan minta atau membeli produk kualitas "A" maka ia akan mendapatkan produk kualitas "A", bukan kualitas "B" atau "C".

Demikian pula jika perusahaan tsb sudah menetapkan standard mutu produknya adalah produk kualitas "B", maka setiap produk yang dihasilkan adalah berkualitas "B", bukan "C", "D", atau bahkan "E" yg kualitas atau Grade-nya makin rendah. Kalaupun kemudian muncul kualitas "A", maka hal ini akan menjadi "pertanyaan" bagi perusahaan itu, karena bisa jadi ada "sesuatu yang salah". Jadi dengan menerapkan SMM ISO 9001:2000, perusahaan dan juga konsumen, akan mendapatkan kepastian atas kualitas produk yg dihasilkan atau dibeli.

Quality atau mutu itu mencakup apa saja, sich?

Pembaca Quality Forum yg budiman, Quality atau mutu biasanya mencakup QCDSM. Q = Quality atau mutu produk itu sendiri. C = Cost. D = Delivery. S = Safety. M = Morale.


BERSAMBUNG...

Total Quality Management (TQM). Apa-Mengapa?

Total Quality Management (TQM).
Apa? Mengapa? Kapan? Di mana? Siapa? Bagaimana?

Pembaca Quality Forum yg budiman, apakah Anda belum tahu banyak tentang Total Quality Management (TQM)? Kalau belum, artikel ini kami persembahkan special untuk Anda. Kalau sudah, kami tunggu Anda ikut berbagi di forum ini. Semoga forum ini bermanfaat untuk kita semua.

Ada berbagai system manajemen, baik formal maupun non-formal. Yang non-formal salah satunya adalah Total Quality Management (TQM) atau biasa diterjemahkan Manajemen Mutu Terpadu. Disebut non-formal, karena system ini tidak dibakukan. Artinya, tidak ada standard baku atau khusus yg harus diikuti bila hendak mengaplikasikan (TQM), misalnya standard internasional. Juga tidak ada sertifikasinya. Karena itulah, orang kadang menganggap TQM hanya sebagai "Tools", bukan system manajemen.

Pembaca Quality Forum yg budiman, anggapan ini tidak sepenuhnya benar. Tapi juga tidak sepenuhnya salah. Tergantung pada implementasi Total Quality Management (TQM) pada organisasi tsb. Kalau organisasi itu mengimplementasikan TQM secara "penuh", maka ia tidak bisa hanya dianggap sebagai "Tools". Yang sering terjadi adalah, organisasi hanya menerapkan Gugus Kendali Mutu (GKM), yg hanya merupakan bagian kecil dari TQM, tetapi merasa sudah menerapkan TQM (secara penuh?). Yang begini biasanya yg menganggap TQM sebagai "Tools".

BERSAMBUNG....